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個人事業主のための請求書テンプレートまとめてみた

請求書

個人事業主は多かれ少なかれ請求書を発行する機会があるかと思います。クラウドサービス等を介して仕事を受注する場合はそのサービス内で自動的に請求書が発行されていますが、クライアントと直接契約する際には請求書に基づいてクライアントは支払いを行うことになります。

「請求書って言われても事務処理苦手だし・・・」「結局必要項目って何なの?」と苦手意識や疑問を持たれている方もいるかもしれません。そこでこのページでは、請求書テンプレートや必要項目について紹介します。

最初に言っておくと、請求書の作成は非常に簡単です。テンプレートに従って数個の必要項目を記入するだけで、クライアントから指示がない限り税金に関する記載も不要です。なので、ぜひ抵抗感を持たず請求書の作り方を確認してください。

請求書に固定のテンプレートはない

まず請求書には決まった形はありません。必要な項目さえ満たしていれば、極端な話ペイントにカラフルに記入しても良いです。もちろんクライアントからの印象の問題や単純に見にくいのでそのようなことはしませんが、請求書の形式は自由度が高いということです。

そして必要な項目は以下です。

  • 書類作成者の氏名か名称
  • 取引年月日
  • 取引の内容
  • 取引金額(税込金額)
  • クライアントの名称等

以上の項目が国税庁が推奨している内容になります。義務ではなく推奨なので厳密に守る必要はないのですが、以上の項目を記入しておけば問題ないでしょう。内容や金額がきちんとわかれば項目設定も自由なのですが、以上の項目を記入することでもっとも効率的に誰が見ても請求内容がわかる請求書になります。

ちなみに、源泉徴収や消費税に関してはそもそもクライアントと自分のどちらが支払うのか明確なルールがなく、事前に確認しておく必要があります。記載方法としては内税として項目内に含めても良いですし、外税として消費税という項目を用意しても良いです。

請求書のテンプレート

請求書の概要について紹介してきましたが、次に具体的におすすめのテンプレートを紹介します。おすすめのテンプレートは以下です。

bizocean「書式の王様」

http://www.bizocean.jp/doc/category/27/

みんエク!みんなのExcelテンプレート

http://all-excel.net/c_seikyusyo.html

MFクラウド請求書 請求書テンプレート

https://invoice.moneyforward.com/templates/billings

Misoca  請求書の無料テンプレート

https://www.misoca.jp/blog/free_invoice_template

KOKUYO 「さくっとファイリング」テンプレート

http://www.kokuyo-st.co.jp/stationery/kws/template/download/

どれも有名で、このなかで特にどれがおすすめというわけでもありません。

上で説明した通り請求書に必要な項目はそれほど多くはないので、適当なものを選んで入力すればまったく問題ないでしょう。

むしろ請求書はきちんと内容がわかればそれで良いので、請求書の作成や選び方に時間を掛けるのは無駄と言えます。基本的に請求書はシンプルイズベストなのですが、なかには少しデザイン性を高めてクライアントの印象に残るのが良いと考える方もいるようです。

請求書のデザイン性に関しては人によって意見が異なりますが、デザイナーの方などは請求書にもデザイン性を求めても良いのかもしれません。クライアントは普段シンプルな請求書ばかり見ているはずなので、デザイン性があると印象に残るでしょう。

ただし、デザインに凝った請求書に対してあまり良い印象を持たない方も多いです。請求書含めて書類はシンプルイズベストが基本で、デザイン性に凝っているとその分見にくくなると感じる人が多いでしょう。

実際私もシンプルな方が見やすくて良いと考えているので、あまりデザインに凝った書類は見にくいと感じることがあります。ライターやエンジニアは基本的にシンプルに、デザイナーなどは少しデザイン性を求めても良いのかもしれませんね。

請求書を作成するところ

フォーマットを改造するのがおすすめ

請求書のテンプレートはワードやエクセルがほとんどなので、ダウンロード後に簡単に改造することができます。改造といっても配置を変えたり不要な項目を変える程度で難しいことはありません。

自分がもっとも使いやすいようにテンプレートを改造しておき、次からはその改造したテンプレートに入力するようにするとより効率的で、また見やすいです。関数などはテンプレートに埋め込まれているものをそのまま崩さずに使用すれば良いのですが、必要に応じて自分で追加したり削除しても問題ありません。

たとえば、請求金額の合計を計算する関数はもともと組み込まれているケースが多いですが、税金を計算して書き込むような関数はなかったりします。そこで、そういった関数を埋め込むのもありですね。

さらにこだわる方は・・

もう少しこだわりたい方は、VBAを組み込んでおいて、クライアントに応じてシートを切り替えるような仕様にしても良いかもしれません。もちろんここまでやる必要はないのですが、クライアントによって消費税や源泉徴収の扱いが異なる場合もあるでしょう。

その際に毎回自分で考えて入力を変えたり、それぞれ別の関数を埋め込んだシートを用意しても良いです。そうではなくよりハイテクにしたい方は、一つのテンプレートにVBAを組み込んで暗号を入力したらシートが切り替わるような仕様にしても面白いですね。

デザイン性に凝るよりも、実用性を高めた方が個人的には良いかと思います。ぜひテンプレートを基に、オリジナルのフォーマットを作ってみてください。

月末に請求する作業

取引内容で記載する項目

請求書の作り方やフォーマットの使い方がわかれば、あと迷う点としては取引内容として記載する項目くらいでしょう。具体的には以下のようなものがあります。

  • 原稿料
  • システム開発費
  • デザイン料
  • 講演料
  • 出演料
  • 教授料

といった項目があります。

項目名からぱっと見で内容はわかるかと思うので、取り立てて迷うような点もないかと思います。たとえば、ライティング業務で記事を執筆した際などは原稿料として請求します。

システム開発案件でプログラミング業務を受注した場合、システム開発費で請求します。デザイナーはデザインしたものに関わらず、デザイン料として計上しておけば問題ないでしょう。

多くの方は特定の分野に絞ってフリーランス活動しているかと思うので、使う項目も多くて3種類程度でしょう。つまり、1回請求書を作れば次からは使用する項目も同じです。変わるのは金額だけになります。

テンプレートを自分なりに改造すると請求書を作りやすいと説明しましたが、使う項目が同じなら項目ごとテンプレート化すると効率的です。項目を入れておけば、金額を入力して日付を変更すれば終わりです。

請求書の作成は非常に簡単ですね。難しいことは特にないので、この通り作成すればあとは作業に集中するだけです。

事務作業になるべく時間を掛けないことが重要

税金対策や請求書作成はフリーランスとして活動していくうえで重要なものです。個人で活動するということはこれらの作業内容を明確に把握しておく必要があり、仮に事務作業を外注化するにしても自分で把握しておかないとトラブル発生時に対処できません。

そのため事務作業について知っておかなければならないのですが、そこに時間を掛けても収益が伸びるわけではありません。節税対策すれば結果的に手元に残るお金は増えますが、それでも一番重要なのはメインの作業です。

ライターならライティング業務、プログラマーならプログラミング業務が最重要なので、それ以外の作業はなるべく時間を掛けずにできると良いですね。請求書作成も数分でできるものなので、ぜひこういった事務作業を効率化し、なるべくメイン業務に集中するようにしてください。

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