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【PMに聞きました】カオスなプロジェクトを乗り切るタスク管理術

タスクに忙殺される!

PMは主にSIerのシステム開発現場のプロジェクトマネージャーを指しますが、プロジェクト全体をまとめる役割を持ちます。厳密には一プロジェクトにPMが複数人いて役割分担を行うケースも多いのですが、いずれにしてもエンジニアを取りまとめ、クライアントやコンサルティング会社との間の橋渡しを行います。

プロジェクトが円滑に進めばPMはエンジニアよりも手が空くこともありますが、そういったことは稀です。だいたいのプロジェクトで納期遅れが発生してトラブルに見舞われるので、責任を持って沈静化しなければならないPMにしわ寄せが行きます。

ほとんど常に納期遅れの状態でプレッシャーが掛かり続けるPMの仕事ですが、このようなカオスな現場でどのようにタスク管理すれば良いのでしょうか。PMは自分のスケジュールだけでなくプロジェクトメンバーそれぞれのスケジュールも管理しなければなりません。

PMの腕次第でプロジェクトの効率性が大きく変わってくるので、このページではPMのタスク管理術について紹介します。

プロジェクト・タスク管理に使用するツールは?

タスク管理のツール

PMはプロジェクト全体や個々のタスクを管理するのにツールを使用します。プロジェクトによって使用するツールはそれぞれですが、SIerの場合すでに開発現場で指定されている場合が多いでしょう。

PMによっては個人で新たにツールを導入しているかもしれませんが、デメリットもあります。PM本人は自分が使いやすいツールを使用したり、新しいツールが出てきたら試してみたくなるかもしれませんが、メンバーと共有する際に不都合が生じます。

というのも、メンバーが不慣れなツールを導入するとメンバーの負担になったり、連携ミスが発生する恐れがあるからです。エンジニアみんなが新しいツールが好きというわけではなく、なるべく既存の方法で管理したいという方もいます。

その点に配慮しないとかえって効率が悪くなるので、なるべくそのプロジェクトで使われているツールの範囲内でタスク管理することをオススメします。また自分だけが見る用の管理ツールとして別に用意されている方もいるかもしれませんが、それもあまりオススメできません。

共有する用と別にツールを用意すると時間効率が悪くなり、なおかつ見落とす可能性も高くなるでしょう。ツールの種類はプロジェクトで使用しているものに絞り、一元的に管理し、なおかつなるべくメンバー間で共有すると連携ミスが減るでしょう。

 

スケジュールはすべて共有する

タスクを共有する人たち

ツールの話と共通する部分がありますが、スケジュールはメンバー間ですべて共有することをオススメします。プロジェクトメンバー内では情報共有が不可欠ですが、たとえば特定の人に聞かないと作業を進められないことがあります。

テスト環境を共有していて、自分のプログラムを実行することで他の人のデータを上書きしてしまうようなこともあるでしょう。その際には他のプロジェクトメンバーに確認してからテストしなければならないのですが、夕方に確認しようと思ったら他のメンバーが社内ミーティングで帰社してしまっており、作業がストップしてしまった、なんてこともあるかもしれません。

こういった無駄をなくすためにはお互いにスケジュールを詳細に確認していることが必須なので、必ずすべてのスケジュールを共有するシステムにすることをオススメします。休日やミーティング時間を共有することはもちろん、作業内容や出社、帰社時間も毎日記録しておくことで、お互いにいつどこにいるかがわかります。

PM含めメンバーがそれぞれ共有用のスケジュールと個人用のスケジュールを分けてしまうと、二度手間で、なおかつ共有用のスケジュールへの反映し忘れが発生します。最初からスケジュールはすべて共有するシステムにしておけばスケジュールを複数記載する手間も共有し忘れもなくなるので、そうすると良いでしょう。

また共有用にいちいち丁寧にスケジュールを書くのも時間の無駄なので、ざっくり伝われば自分がわかりやすいように記載して良いといったルール感覚も連携しておいた方が良いです。

相談しやすいプロジェクトを作る

相談しやすい関係性

運用ルールそのものよりもこれが一番重要と言って間違いありません。SIerの開発現場では基本的に無理のある納期設定が行われるケースが多く、なおかつ途中で仕様変更やトラブルも発生します。

その結果、慢性的なスケジュール遅れが発生するのです。納期に対してスケジュールの組み直しを行うのですが、常に不可能なスケジュール感になってしまいます。そうすると、納期を守るのは無理だと開き直るメンバーもいれば、残業でカバーしようとして追い込まれるメンバーが発生します。

プロジェクト内でのコミュニケーションが円滑でないと、個々のメンバーが不可能な納期に対してどうすれば良いのかわからず困惑してしまいます。また作業に関しても相談できなくて滞ることもあります。

相談しあえる関係が重要

そこで重要なのは、「ここの仕様がわからないのですがどうすれば良いですか?」「スケジュールに間に合わなさそうなのですがどうすれば良いですか?」といった相談をお互い気軽にできるプロジェクトにすることです。

そうすることによって、スケジュールに遅れているからといって投げ出してしまったり、逆に残業を繰り返して体調を崩す確率も下がります。スケジュールが遅れているなかでも、「スケジュールからは遅れているけれど今日はここまでお願いします。」といったやり取りが気軽にできればメンバーが一人で抱え込んで潰れてしまうことがなくなるでしょう。

メンバーが抱え込んでしまったり、最悪の場合プロジェクトに来なくなってしまうこともあるので、これはもっとも避けたい状態です。カオスなプロジェクトほどメンバーの出社拒否などによってさらなるカオスを招きやすいので、相談しやすい空気を大切にした方が良いでしょう。

タスクはスケジュールと優先度をセットで割り振る

PMは個々のメンバーにタスクを割り振りますが、その際には納期だけでなくスケジュールと優先度をセットで割り振った方が良いです。納期だけ決めて詳細は任せるのも一つの手なのですが、そうすると他の作業と並行する際に後回しになってしまったり、逆に優先度がそれほど高くないのに優先度の高い作業を後回しにしてまで取り組んでしまったりする可能性があります。

作業の優先度やスケジューリングを行うのはPMの仕事なので、個々のメンバーに任せる場合もPMの考えは伝えておいた方が良いでしょう。そのPMの考えを伝える方法が、タスクをスケジュールと優先度のセットで割り振るということです。

これによって、個々のメンバーにそのタスクがどのくらい重要なのか、どのくらい時間を掛けて行うのが妥当なのか、ということが伝わります。たとえばドキュメント整理一つ取っても、PMが優先度とスケジュール感を伝えないと個々のメンバーは疑問を持ったまま作業することになります。

クライアントが官公庁や金融機関で、緻密なドキュメントが求められる場合はある程度時間を掛けて精度を上げる必要があり、優先度も高いです。しかし、プロジェクト内で情報共有するためのドキュメントや、後継メンバーに伝達するためのドキュメントであれば一言一句間違わずに丁寧に作成する必要はありません。

ましてやバグの修正等緊急度の高いタスクを後回しにしてまでやるべきことではありません。個々のタスクについて相談しやすい雰囲気作りはもちろん重要ですが、そもそもタスクを割り振る際にスケジュール感と優先度を伝えていればメンバーは混乱せずに済みます。

まとめ

PMは物理的に作業を割り振るだけでなく、なるべくPM自身が個々の作業に対して考えている感覚的な部分も伝えることが重要です。

緊急度や重要性が低い作業まで全力でやっていたらキリがないので、力を入れ過ぎなくても良い作業はそれをなるべく具体的にメンバーに伝えるようにすると良いでしょう。

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