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敏腕PMが実践しているtodo管理とファシリテーション

プロジェクトマネジメントとは

PMがいかにプロジェクトをまとめていくかによって作業効率が大きく変わってきますが、特に重要なのがtodo管理とファシリテーションです。todo管理によってプロジェクトメンバーのやることを管理することは重要ですが、それと同時にファシリテーションによって個々のメンバーが自由に発言できるようにし、なおかつそれをまとめていくことが必要になります。

このページでは、敏腕PMが実践しているtodo管理とファシリテーションについて紹介します。

todo管理はツールで共有

SIerの場合はすでに開発現場で使用されているツールがあり、WEB系の場合PMがツール選定から行うかもしれません。ツールの選択肢はそれほど多くないかもしれませんが、ポイントとしては、スケジュールやtodoを全員で共有できるようにすることと、誰が編集したかわかるようにすることです。

個々のメンバーが共有せずにスケジュール管理をしていると、PM含め他のメンバーが把握できず、連携ミスが発生します。そのため、必ず全員のスケジュールを全員が把握できる管理が必須です。

ツールは全員で把握

次に、共有したツールは全員が把握できるようにし、なおかつ誰が編集したのかわかるように設定することも重要でしょう。PMがスケジュール変更の度にすべて書き直すのは非効率なので、個々のメンバーが自分で書き換えて共有できるようにした方が良いです。

基本的にはPMがクライアントとやり取りしますが、仕様やプログラムの詳細を把握しているクライアントの場合個々の担当メンバーに直接連絡が行くこともあります。その際には個々のメンバーがタスクを追加する必要があるのですが、作業の発生タイミングでPMが席を外しているようなこともあるでしょう。

このときに、個々のメンバーがPMへのメール配信と同時に自分でスケジュールを追加できる体制を取っていると便利です。毎回PM経由でスケジュールを書き直しているとPMも混乱するので、なるべく個々のメンバーに権限を委譲した方が良いでしょう。

タスク管理する人

タスクの優先度とスケジュール感

ただし、タスクの優先度とスケジュール感はPMと個々のメンバーの間で共通認識を持っておくことが必要です。具体的に使用するツールは、プロジェクトですでに使用されているものがあればそれで良いですし、自分で選択する場合はExcel、Backlog、チャットワーク、など一般的なものが良いです。

その方がメンバー全員が使いこなすことができ、編集や連携ミスが起こりにくいです。ポイントとしては、PMが一人ですべて管理しようとするのではなく、メンバーとツールを通して共有し、それを把握していくイメージになります。

その方がメンバーも自発的に動く環境ができるのでやる気が出ます。PMが全体を把握して管理することはもちろん重要なのですが、スケジューリングやtodo管理を含め、なるべくメンバーに自分で共有ツールに書いてもらうようにした方がPMの負担軽減と同時にメンバーの自発性を促すことができます。

PMのファシリテーション

todo管理は共有ツールで全員に共有し、なおかつなるべく個々のメンバー自身に書き込んでもらうことで自発性を促すということでした。PMが全体を把握して管理することは重要なのですが、上から決定するだけだとメンバーの自発性が育たず、なるべく自分のタスクを外したいと考えてしまうようになるかもしれません。

スケジューリングやtodo管理に自発的に参加してもらえれば個々のメンバーがプロジェクト成功のために自分からタスクを割り振る可能性が高まるので、PMも動きやすくなり、プロジェクト内の雰囲気が良くなります。

ファシリテーションに関してもこれと同様で、個々のメンバーが自分から発言しやすい雰囲気作りが何より重要です。PMが合理的に上からタスクを割り振るだけだとどうしてもメンバーが意見を言えずに潰れしまったり、最悪の場合バックレてしまいます。

そうなるとプロジェクトが崩壊してしまうので、ツールで管理することと同時にメンバーの自発性が育つように任せていくとプロジェクトが円滑に進みます。ミーティングの際の発言に関してもある程度工夫が必要です。

いくらみんなが自由に発言できる環境であっても、特に新しく入ったメンバーが発言しにくいケースがあります。そこで、できる限り全員に話を振ることが重要なのですが、それだと急に振られて困る可能性があります。

そこで、ミーティングなどの前には事前に話してほしい内容等を伝え、発言してもらうようにするのがオススメです。そこから徐々に慣れていってもらえば、全員が話しやすい環境になっていきます。

サポートする人

適切なサポート

エンジニア一人一人によって性格は異なるので一概には言えませんが、エンジニアのなかには比較的内向的な人も多いです。その場合最初はサポートがないとなかなか発言できず、またそれを気に病んでしまう可能性があるので、特に若手のエンジニアがプロジェクトメンバーに含まれている場合はサポートしてあげると良いでしょう。

PM自身は日々の業務に追われて内部の人間関係や個々のメンバーがどう思っているのかあまり気にならないかもしれません。納期に合わせてスケジュールを組むことやクライアントとのやり取りに追われてそれどころではないと言いたいところですが、プロジェクトメンバーはPMの態度を気にしていたり、プロジェクトに馴染めないことに不安を抱えていたりします。

プロジェクトメンバーの気持ちを考えた上で、声掛けができると良いでしょう。繰り返しになりますが、PMが何とも思っていないことをプロジェクトメンバーは気にしている可能性があります。

たとえばバグが発生してそれが特定のメンバーのミスが原因であった際、おそらくPMは事務的にミスを指摘して修正してもらうことになります。このときPMの頭のなかとしては、きちんと修正して次回以降気を付けてもらえば特に問題ないと考えており、特にメンバーを攻める気持ちはないはずです。

もちろんミスを繰り返しているメンバーがいる場合は注意する必要がありますが、それでも腹を立てて個別にメンバーを追い詰めるような気はないはずです。しかし、そのことを本人に伝えないとメンバーはPMに対しておびえてしまう可能性があります。

作業を遂行する人

口数の少ないPMが持たれる印象

あまり口数が多くなくて感情を表に出さないPMほどメンバーのミスなどに対して今後改善さえできれば良いと思っているものですが、メンバーはPMの無感情な態度に恐怖心を持つ可能性があるということです。

単にミスを指摘するだけではなく、「ミスが起こることもあるから今後気を付ければ今回は問題ない。」「自分もミスをすることはあるから、お互い確認してチェック体制を強化していこう。」といった声掛けができるとプロジェクトの雰囲気が良くなります。

ツールでの管理や事務的にシステムを作っていくこと以上にPMと各メンバーとの人間関係は重要で、当然プロジェクトの進行にも大きく影響を与えます。メンバーのスケジュールやタスクをリード、サポートするだけでなく、メンバーがプロジェクトに参加する際の精神面でもリード、サポートできるPMだとプロジェクトの成功率は大きく高まるでしょう。

PMが精神的にメンバーを支えていれば、いくらスケジュールが遅れていても、案件が炎上していてもメンバーが病んでしまったりバックレてしまう可能性は大幅に下がるはずです。メンバーが潰れたり現場に来なくなる原因としてすべてPMが悪いわけではありませんが、少なくとも敏腕PMならそのような事態に陥らないよう精神面でもメンバーを支えます。

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