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フリーランスエンジニアの食事やカフェ代が経費になるか、税理士に聞いてみた

食費になる?

フリーランスエンジニアは、「場所に捉われず自由に働ける」という大きなメリットがあります。実作業から完成物の納品までパソコン一台でできてしまいます。しかし、ずっと自宅で作業していても、「なんだかやる気が出ない」「サボってしまう」なんてことがよくあります。

そこでおすすめの方法が、カフェなどに行って自宅ではないところで作業してみる、という方法です。どうしてもやる気が出ないときその場で自分を奮い立たせるのも一つの手ですが、環境を変えてみると嘘のようにやる気が出てくることもあります。

しかし、その際に一つ気になるのが「食事代やカフェ代って経費にできるの?」ということです。気分転換でカフェに行くときだけでなく、クライアントとの打ち合わせ等で食事代が掛かることもあるでしょう。

そこで、「食事代やカフェ代は経費になる?」「経費になる場合の勘定科目は?」という気になる疑問を税理士にぶつけてみました。このページでは、税理士に素朴な疑問をぶつけた結果わかったことをまとめています。

カフェ利用

そもそも食事代やカフェ代は経費にできる?

まずは、食事代やカフェ代がそもそも経費計上できるのか、という疑問を解消します。結論としては、「食事代やカフェ代は経費計上できる」となります。費用に関して税理士によって見解が分かれることもありますが、この点に関してはどの税理士でも共通して同じことを言うはずです。

ただし、食事代やカフェ代なら無条件に経費計上できるというわけではありません。「誰と何の目的で食事をしたのか」というポイントによって、どこまで経費計上できるのか、勘定科目が何になるのか、ということが変わってきます

以下では、状況ごとの食事代の経費計上について解説していきます。

1人カフェでの作業は「雑費」

冒頭で紹介した通り、フリーランスエンジニアは「ちょっと今日はカフェで作業してみようかな」なんてことがあります。この場合の経費に関しては、「雑費」として計上するのが一般的です。

雑費ということは、それ専用に勘定科目が用意されていないということですね。簿記会計ができた当初はノマドワーカーなどという言葉はなく、カフェで仕事をするスタイルも一般的ではありませんでした。

カフェで仕事をして経費計上するなんてことは想定していなかったので、勘定科目が用意されていないのです。ただし、現代ではカフェで仕事をして経費計上する人も多いので、雑費として計上しています。

ただしここでは要注意点があります。それは、カフェで仕事をした場合「コーヒー程度なら経費になるが、がっつり食事をした場合それは経費にならない。」という点です。その理由を税務署が明記しているわけではありませんが、「カフェで仕事をする際にコーヒーを飲むくらいなら仕事に必要な経費と言えるが、食事は仕事とは別だろう。」ということのようです。

じゃあパフェはどうなる?コーヒーにアイスが乗ったやつは?と疑問が出てくるかもしれませんが、この辺の線引きは曖昧なようです。税理士によって見解が異なるだけでなく、税務署の担当職員によっても見解が異なります。

他の経費との兼ね合いやカフェに行っている頻度で変わってきたりもするので、その辺を考慮することや、後は突っ込まれた際には納得感のある説明ができると良いですね。ただし、シンプルなコーヒー以外だと経費として認められる保証はないので、絶対に経費にできると期待はしない方が良いでしょう。

カフェの打ち合わせ?

仕事の打ち合わせは「会議費」

具体的な話し合いの内容が決まっていて、明確に仕事を進める目的で打ち合わせを行う場合「会議費」として計上します。会議費の場合、上述した一人で作業する場合の雑費と違って食事代も経費計上できます。

ちなみに、相手に奢った場合それも会議費として計上することが可能です。割り勘にした場合は、自分の分だけ領収書、レシートをもらう方法が一般的になります。ただし、雰囲気的にそういったことをやりにくかったり、仕事の話に熱中して忘れることもあります。

その場合、全体の領収書、レシートをもらっておき、自分の分だけ別に「出金伝票」を作成する方法がおすすめです。出金伝票は市販のものを購入し、自分で記入します。領収書とセットで持っておけば、いざ税務調査が入った際にも、領収書の金額のうち出金伝票に記載している分が自分の食事代だと説得することができます。

接待なら「接待交際費」

仕事の打ち合わせではなく接待的な食事をした場合、接待交際費として計上します。ここで出てくる疑問が、「会議費と接待交際費の線引きがよくわからない」ということです。たとえば、仕事仲間でもあり、遊び仲間でもある人と食事をした場合、どちらに入るのか悩むかもしれません。

それに関して、実は明確な区分方法は存在しません。ただし、慣習的に「5000円以下は会議費」「5000円以上は接待交際費」とすることも多いようです。もちろん明らかに仕事の話ではなく、人間関係を取り持つための食事であった場合は5000円以下でも接待交際費の方が妥当ですが、悩んだ場合は金額を一つの目途にすると良いですね。

また、食事に行った場所で線引きする考え方もあります。たとえば、ファミレスやカフェは会議費で計上し、キャバクラなどは接待交際費にしておく、ということもできます。なぜなら、仕事の打ち合わせにキャバクラを使うというのは説得力に無理があるからです。

フリーランスの場合会議費も接待交際費も上限は特にないのでどちらでも良いのですが、法人の場合接待交際費は上限があります。そのため会議費で計上した方が有利なことが多く、結果的に会議費の方が基準が少し厳しめです。

カフェでの会議

会議費と接待交際費は区別すべき?

法人はなるべく会議費にした方が上限がない分メリットがあるということでしたが、フリーランスの場合はどうでしょう?面倒だから全部接待交際費でいいのでは?と思われるかもしれません。

実際、雑費分を除いて後は接待交際費として計上しているフリーランスの方もいるようです。しかし、実はきちんと区分しないとあるデメリットが発生します。それは、「税務署からの印象が悪くなる」ということです。

なんでもかんでも接待交際費にしていると、「関係ない食事まで接待交際費にしているのでは?」「接待交際費にすればなんでも許されると思ってる?」「勘定科目を分けないということは、全体的にいい加減なのでは?」とあらぬ疑いを掛けられます。

疑いと言っても、実際なんでもかんでも接待交際費にしている人は、たしかに本来経費にできないものまで経費にしていそうな感じがします。プライベートな食事まで接待交際費にしている印象を持たれても、文句は言えないかもしれません。

そういう意味では、会議費と接待交際費をきちんと区分し、「勘定科目を分けてきちんと考えて経費計上している」ということをアピールした方が良いかもしれません。会議費は会議費できちんと分けた方が、接待交際費にしているものの説得力も増します。

会議費と接待交際費を分けているだけでも、接待交際費の意義をきちんと理解し、プライベートなものとはきちんと分けている印象があります。実際は会議費を別で計上していても、接待交際費にプライベートなものまで含んでいるケースは多々あります。

ただ不要な部分で税務署からの印象を落とす必要はないので、ある程度勘定科目は細かく分けておくと良いですね。同様の理由で、「一人でカフェに行って仕事をしながら飲んだコーヒー代は雑費」「取引先の人と少し打ち合わせをしながら飲んだコーヒーは会議費」というように細かく分けておくと丁寧に経費計上している印象になってお得でしょう。

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