フリーランスエンジニアの領収書管理術は？ベテラン5人に聞いた、手間と無駄のない必勝法！

フリーランスエンジニアには領収書の管理義務があり、その期間は青色申告の場合で7年間、白色申告の場合で5年間です。これだけ長期間保管しなければならないので、意識的に管理していかなければ紛失してしまいます。

また、その年度にはもらった領収書の分の帳簿を作成する必要もあるので、ある程度整理して保管した方が良いでしょう。そこで、ベテランフリーランス5人に手間と無駄のない領収書管理方法を聞いてみました。

みなさんだいたい同じような方法で管理されているので、「領収書管理方法には正解がある。」と言えそうです。もちろん細かい部分では個人差があるのですが、大枠では効率的に管理するための良いノウハウがありそうです。

紙媒体とソフトの二重管理が鉄板

まず領収書の管理と言われて最初に思い浮かぶのは紙媒体での管理です。もらった領収書を封筒に入れたり、ノートに貼り付けたり、金庫に入れて管理するのが一般的ですね。今回話を伺った5人のエンジニアの方も、ノートに貼り付ける、ファイルに入れる、封筒に入れる、といった方法を採用しているようです。

ベテランフリーランスエンジニアの場合、長年の経験から自分に適した方法が確立されており、習慣的に管理されている方が多いようです。そして、紙媒体の管理と併用してソフトでの管理もされています。

ソフトで管理する目的は手動で帳簿を付けなくても自動的に費用計上できるものが多いので、紙媒体で保管しつつソフトにも読み込んでいくのが現在の主流と言えるでしょう。いちいち手で入力しなくても、スマホのカメラ機能と連動し、かざすだけで領収書情報を読み込み管理するソフトも数多いです。

また、紙媒体とソフトの二重管理にすることで、万が一領収書を紛失しても安心です。以前は領収書は紙媒体で保存することが義務付けられていましたが、現在はソフト管理のみでも問題ありません。

2016年に法改正され、電子保存のみでもOKとなりました。その結果、ソフトに読み込んだら領収書自体は廃棄されている方もいるかもしれませんね。しかし、多くのフリーランスエンジニアは一応紙媒体でも保存しているようです。

特にベテランフリーランスエンジニアの場合長年紙媒体で保存していた習慣もあるので、紙媒体とソフトの二重で保管しているようです。どうしても邪魔な場合は領収書を廃棄しても問題ありませんが、ソフトのデータが消えるトラブルも考えられるので、なるべくなら紙媒体でも保管しておくと安心です。

デスクトップ型とクラウド型の違い

領収書管理は紙媒体とソフトの二重管理がおすすめなのですが、具体的にどのようなソフトを使用して管理すれば良いのでしょう。それを知る前に、まずはデスクトップ型の会計ソフトと、クラウド型の会計ソフトの違いについて知っておくと良いです。

まず、デスクトップ型は、パソコンにインストールして利用するタイプの会計ソフトです。パソコンにインストールするので、そのパソコン内でのみデータを管理することになります。

デスクトップ型は、インストールしたパソコンでしか使用できないという大きなデメリットがあり、バックアップを取り忘れた状態でパソコンがダウンしようものなら最悪です。一から領収書を見て入力し直すハメになるでしょう。

そしてインターネット上にあるデータを使って落とし込むことができないので、すべての情報を手入力する必要があります。まとめると以下のようなデメリットがあります。

• ソフトをインストールしたパソコンでしか使用できない。
• データをすべて手入力しなければならない。

一方で、クラウド型は会計データを外部のサーバーに保存し、そのサーバーにアクセスすることで管理します。どの端末からでもアクセスでき、また銀行やクレジットカードのデータをクラウド上で同期する機能もあります。

いちいちすべて手入力する必要がなく、スマホなどからも操作できるので、クラウド型の方が圧倒的にメリットがあると言えます。これから会計ソフトを導入するのであれば、クラウド型の方をおすすめします。

ただし、クラウド型に対して情報漏洩の不安を持つ方もいるでしょう。クラウド型を避ける理由があるなら、やはりインターネット上にデータを置くことに対する不安のはずです。しかし実際にクラウド型の会計サービスから情報漏洩したことはなく、セキュリティは盤石と言えるでしょう。

クラウド型最大のデメリットと思える情報漏洩の心配は特になさそうなので、クラウド型一択と言えます。

おすすめのクラウド領収書管理ソフト

領収書管理というよりは帳簿作成、確定申告用のソフトですが、フリーランスにおすすめのソフトを紹介しておきます。ちなみに、ベテランフリーランスエンジニアの方も使用しているものです。

MFクラウド

MFクラウドは、フリーランスの確定申告においては定番のソフトと言えます。特にこだわりがなくソフト選びに迷っているのであれば、とりあえずMFクラウドを使用しておけば間違いないでしょう。

機能自体は非常にシンプルなのですが、白色申告と青色申告で設定変更しながら管理することが可能です。使い方は簡単で、4つのステップで帳簿作成を行います。具体的には以下の流れです。

1. 取引の種類を選択する。
2. 取引の内容と金額を入力する。
3. 日付を選択する。
4. 摘要を入力する。

以上のように非常に簡単な流れで確定申告用の帳簿が作成できます。また、複式簿記の知識を活かしてより詳細に節税対策をしたい方もいるかもしれません。その場合は、詳細モードでより細かく帳簿を付けることもできます。

ただし、そこまでしなくても上記の4ステップで充分確定申告に対応できるでしょう。

freee

freeeはMFクラウドよりも以前からあるソフトなので、昔からfreeeを使用していて、そのままfreeeを使用し続けている方もいるかもしれません。ただし、操作性等においてはMFクラウドよりも劣っている印象です。

とはいってもfreeeも数ある会計ソフトの中でトップクラスに優秀なソフトなので、すでにfreeeに慣れている方はわざわざMFクラウドに変えることもないかもしれません。freeeはMFクラウド同様シンプルで使いやすいソフトですが、詳細モードのような機能がありません。

つまり、複式簿記の知識を持って正確に帳簿を付けようと思っても、freeeだとその機能がないということです。

やよいの青色申告シリーズ

やよいの青色申告シリーズも有名かつ人気の会計ソフトになります。やよいもシンプルかつ扱いやすいです。機能性に関して取り立てる部分はあまりないものの、やはり会計ソフトの王道ブランドである弥生のソフトなので、信用力があります。

領収書はスキャナかスマホ撮影で読み込み

領収書を会計ソフトに読み込む際に、毎回手入力していくのは大変です。そこで、スキャナを使ってスキャンするか、スマホのカメラ機能を使って読み込む方法がおすすめです。この2つのなかでも、どちらかというとスキャナを使った方が楽なのでよりおすすめになります。

そして、上記で紹介したクラウド会計ソフトはいずれもスキャナソフトと連携可能です。フリーランスにとって帳簿作成や確定申告はやらなければならないが、非常に面倒な作業です。なるべくなら効率的に終わらせたいですよね。

そういうことなので、スキャンやカメラ連携はなるべく積極的に活用して、便利かつ簡単に帳簿作成しましょう。