フリーランスエンジニア必見のレシート管理術

フリーランスエンジニアには確定申告が義務付けられており、それと同時にレシートを一定期間保存することも義務付けられています。そのため、ほとんどのフリーランスエンジニアの方は、レシートを保管していることでしょう。

しかし、管理方法自体は人それぞれです。なかには、「面倒だからレシートは全部箱に突っ込んでいる。」なんて方もいるのではないでしょうか。もしくは、几帳面にすべてノートに貼り付けている方もおられるかもしれません。

このページでは、みんなのレシート管理術や、おすすめの管理方法を紹介します。

レシートの管理術を大公開！

レシートの保管期間は何年？

まずはフリーランスがレシートを保管する期間に関してですが、青色申告と白色申告で期間が異なります。具体的には、以下になります。

青色申告

7年間の保管期間。領収書、請求書以外の注文書や納品書に関しては、保存期間は5年。

白色申告

5年間の保管期間。

以上のように青色申告と白色申告で保存期間が異なります。青色申告の方が節税効果が高い分、レシートの保管期間に関しても条件が厳し目になります。

何を基準にレシートを分ける？

レシートを保管する際には、何かしらの基準に基づいて仕分けることになります。「全部同じ箱に突っ込んでいる。」という方もいるかもしれませんが、それだと帳簿を付ける際に不便、税務調査で見せる際に困る、といった問題があります。

帳簿に関してはレシートをクラウドサービスに読み込んでおけば、物理的なレシート保管はたしかに適当でも問題ありません。しかし、税務調査ではレシートを見せる必要があるので、その際すぐに出せないと困るでしょう。

そして、レシートの仕分け方には以下のような基準があります。

• 勘定科目別
• 取引先別
• 月別

ほとんどの方は、上記のいずれかに該当するでしょう。まず勘定科目ごとに分ける方法ですが、自分が何にいくら使ったのか把握しやすいというメリットがあります。帳簿を付ける際にも会計ソフトで自動的に時系列に変換することができるので、簡単です。

ただし、毎回勘定科目ごとに分けるのは面倒、途中で勘定科目の間違いに気づく、といったケースもあります。その際に再度仕分け直すのが面倒です。次に取引先別に仕分ける方法ですが、どのクライアントにどの程度の費用を掛けているのかがわかります。

しかし、特定のクライアントと関係ない費用も多いでしょう。そうなると、未分類のレシートが増えます。最後に月別にまとめる方法ですが、この方法がもっとも簡単かつ便利と言えます。

もちろんすべてのフリーランスエンジニアにおすすめするわけではありませんが、特にこだわりがないのであれば、月別に時系列にまとめていくのがおすすめです。まず、月別に分けるだけなら、その月はすべて同じ場所にレシートを入れていくことになり、月が替わったら場所を変えるだけで済みます。

いちいち考えて仕分ける手間がなくなります。そして、会計ソフトを使用すれば時系列にレシート情報を入れていくだけで勘定科目を分けることも可能なので、特に大きなデメリットはないと言えます。

レシートの保管方法は？

レシートの保管方法は人によってまちまちかと思いますが、主に以下のような方法が考えられます。

・ノートに貼り付ける
・封筒に入れる
・ファイルに入れる

もっと別のものに貼り付けたり、入れたりしている方もいるかと思いますが、大きく分けると「貼る」か「入れる」の2通りです。まず貼る方法に関しては、紛失しにくい、順番を綺麗に整理しやすいというメリットがあります。一方で、毎回貼り付けるのは面倒です。

入れる方法は、簡単というメリットがありますが、紛失や混ざってしまうデメリットもあります。貼る方法と入れる方法は一長一短なのですが、封筒などにしっかり入れておけばそれほどなくなりはしないと思われるので、手間を考えると入れる方法が良いのではないでしょうか。

もちろんすでに貼り付けて管理されている方は、そのままで問題ないかと思います。几帳面に貼り付ける作業が苦にならないのであれば、それで良いですね。しかし、多くの方にとってレシートをマメに貼り付ける作業は面倒で苦痛でしょう。

苦痛に感じる方は、無理に貼り付けることはありません。紛失しないよう仕分けて入れていれば、細かい時系列整理や勘定科目整理は会計ソフトで行えます。そもそも月ごとにレシートを仕分ける目的は、帳簿を付けることではなく税務調査対策です。

帳簿に関しては、レシート情報を会計ソフトに入れればすべて時系列や勘定科目ごとに整理できるので、月ごとにすら分ける必要がありません。毎回レシートを読み込めばソフトで自動的に整理されるので、物理的に保管する必要すらありませんね。

しかし、物理的に保管する義務があり、税務調査に入られた際に提示する必要があるので、月別で保管しているのです。月別にしておけば、帳簿と照らし合わせてすぐに見つけ出すことが可能でしょう。

レシートの量が多すぎて月別だと税務署に求められた際にすぐに出せない、といった方は週別に入れておいても良いかもしれません。この程度のものなので、きっちり貼り付けていく必要性は必ずしもないということです。

レシート管理には会計ソフトの併用がおすすめ

上記の通り、レシートは基本的に税務調査で求められた際に見せるための保管するものです。月別に入れることをおすすめしているのも、そのくらい分けておけば税務調査の際に
すぐに提示できるだろう、という推測の元になります。

「レシートが多いからきっちりノートに貼っていかないと見つけ出すのが難しい。」「レシートが少ないから、月別ではなく半年くらい一緒にしても問題なさそうだ。」といった状況は個人個人異なります。

そのため、自分に合った方法でまとめておくと良いですね。また、取引先別や勘定科目別に分けた方がすぐに見つけ出せるという場合、それでも問題ありません。自分がすぐに見つけ出せる形にまとめていればそれで問題なく、逆に言えばそれだけ考えて仕分ければ良いです。

自分がすぐに見つけられても、綺麗に並べておかないと帳簿を付ける際に困るのでは？と疑問を持たれる方もいるかもしれません。しかし、そこは会計ソフトに任せておけば問題ありません。

クラウドで保管するもの、パソコン内、携帯内に保管するもの、といろいろなタイプの会計ソフトが存在します。どのタイプのソフトを使用しても問題ありませんが、機器を紛失したり、壊れてしまった際のリスク管理はしておいた方が良いです。

たとえば、パソコン内にだけ保管していてパソコンが壊れた、携帯内にだけ保管していて携帯をなくした、となると、またレシートを読み込んだり入力し直すハメになります。その場合、バックアップデータをハードディスクやクラウドで保管しておくことをおすすめします。

ちなみに、最初からクラウドでデータを保管している場合、パソコンや携帯が壊れても当然データはなくなりません。そういう意味では、バックアップを保管しておく必要性は薄いかもしれません。

ただし、クラウドサーバーが壊れてデータがなくなる可能性はゼロではなく、またなんらかの事情でクラウドサーバーにアクセスできなくなる可能性はあるでしょう。そのため、クラウド管理していても、自分の持っている物理的なハードディスクには保管しておいた方が良いですね。

レシートをもらう度に画像読み込みや入力すれば勝手に時系列、勘定科目別に帳簿を付けていってくれる会計ソフトが多いので、その機能を使いつつ、あとはレシートを月別等に保管していけば、確定申告も税務調査も怖くありません。